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Projektbeschaffungsmanagement: Planung, Durchführung und Kontrolle

25 März 2022

Projektbeschaffungsmanagement (Procurement); wenn Sie danach googeln, finden Sie eine Reihe von Schulungen. Das allein zeigt schon, dass es sich um einen speziellen Teil des Projektmanagements handelt. Vielleicht ist dies einer der wichtigsten Teile. Denn Sie sind bereits 1:0 im Rückstand, wenn die Lieferungen nicht rechtzeitig zur Durchführung des Projekts eintreffen.

Innerhalb von Perfact gibt es mehrere Kollegen, die sich auf das Einkaufsmanagement von Materialien für komplexe Projekte in der Industrie konzentrieren, insbesondere für sogenannte Turnarounds oder Wartungsstopps. Die Vorbereitung eines Turnarounds ist oft langwierig, aber wenn er beginnt, müssen die Materialien auch vor Ort sein, damit der „Stillstand“ der betreffenden Fabrik nicht unnötig lange dauert. Darin liegt die Herausforderung, vor allem in der heutigen Zeit, in der Materialien immer schwieriger zu bekommen sind.

Überwachung der Prozesse

Das Beschaffungsmanagement befasst sich weitgehend mit den Schlüsselprozessen, die der Einkäufer im Rahmen des Projekts befolgen muss.

  1. Planung
  2. Ausführen
  3. Siehe

Die Planung erfolgt in verschiedenen Formen. In diesem Teil des Projektmanagementplans werden jedoch auch die Verfahren zur Einholung von Angeboten und die Entscheidungskriterien festgelegt. Potenzielle und bevorzugte Lieferanten werden ebenfalls definiert.

„Bei dem Kunden, für den wir arbeiten, wurden innerhalb des Beschaffungswesens zwei Arten von Funktionen geschaffen: ein Materialkoordinator und ein operativer Einkäufer. Wir arbeiten eng zusammen, und der Input, den ich liefere, ist die Grundlage für die Einkäufe meiner Kollegen“, sagt Richard Waterval, Materialkoordinator bei Perfact. „Gemeinsam mit den Planern und Maschinenbauern machen wir eine Bestandsaufnahme der Materialien, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden. Anschließend untersuche und bewerte ich diese Bedürfnisse und prüfe, auf welche Weise sie erfüllt werden sollten. Dazu gehören die Überprüfung des Lagerbestands, die laufende Revision, Lieferungen von Dritten oder Neuanschaffungen. Wir versuchen immer, den Neukauf so gut wie möglich zu bündeln“, so Richard weiter.

Nach einer Bestandsaufnahme der zu beschaffenden Waren werden die Anforderungen in das System eingelesen. Jeder Gegenstand wird mit einer bestimmten Nummer versehen, so dass er zu einem späteren Zeitpunkt leicht wiedergefunden werden kann. Von diesem Moment an kann sich der operative Einkaufsbeauftragte an die Arbeit machen.

Kontrolle ist der Schlüssel

„Als operativer Einkäufer beginne ich mit der Umwandlung des Bedarfs, bevor ich die Bestellung mache. Ich prüfe, ob es sich um Vertragsprodukte handelt, fordere Angebote an, überprüfe Lieferzeiten, vergleiche Preise und Lieferbedingungen. All dies zusammen ergibt letztendlich den richtigen Lieferanten“, sagt Petra Wehrens, Operational Purchasing Manager bei Perfact. Für einen Turnaround ist es sehr wichtig, dass die Materialien pünktlich eintreffen. Bei Artikeln mit langer Lieferzeit ist eine rechtzeitige Bestellung dieser Artikel sehr wichtig. Wir sind besonders wachsam“, so Petra weiter.

Die Lieferfrist ist der rote Faden im Beschaffungsmanagement. Deshalb ist es wichtig, die Aufträge weiterhin zu überwachen. Sind die Aufträge bestätigt? Werden sie pünktlich im Lager ankommen? „Sobald die Artikel im Lager ankommen, werden sie auch kontrolliert, da sie bestimmten Vorschriften entsprechen müssen. Wenn ein Artikel abgelehnt wird, geht er zurück an den Materialkoordinator, in diesem Fall Richard. Er beurteilt dann gemeinsam mit dem Maschinenbauingenieur oder Planer, ob das Material noch verwendet werden kann oder ob ein neues angeschafft werden muss“, so Petra weiter.

Es ist wichtig, anhand eines bestimmten Berichts den Überblick darüber zu behalten, welche Materialien vorhanden sind, so dass man einen guten Überblick über den Fortschritt und das Vorhandene hat. „Je mehr sich ein Turnaround nähert, desto weniger Artikel dürfen noch reinkommen. Alles muss zu Beginn des Projekts vorhanden sein, sonst verzögert sich das Projekt unnötig“, sagt Petra. „Diese Kontrolle ist nach wie vor enorm wichtig, ebenso wie das rechtzeitige Eskalieren wenn die Gefahr des Scheiterns besteht, so dass wir uns mögliche Alternativen ansehen können.“

Genau wie beim Spitzensport

Es ist ein langer Anlauf für einen Turnaround, vergleichbar mit dem Training für die Olympischen Spiele. „Die erste Woche eines Turnarounds ist oft aufregend: In dieser Woche werden die Teile einer Fabrik demontiert, wobei sich oft herausstellt, welche Teile nicht mehr den Anforderungen entsprechen und daher ersetzt werden müssen. Die Erfahrung erlaubt es, dies bis zu einem gewissen Grad zu berücksichtigen, aber auch aufgrund des Budgets kann nicht alles berücksichtigt werden. Es kann also vorkommen, dass die richtigen Materialien nicht verfügbar sind“, sagt Richard. „Zum Glück klappt das oft gut, auch weil das gesamte Team, das für den Beschaffungsprozess wichtig ist, zum Zeitpunkt des Turnarounds anwesend ist, so dass schnell etwas bewegt werden kann“, sagt Petra.

Ein Turnaround ist erst dann abgeschlossen, wenn er den Status ‚Mechanisch abgeschlossen‘ erhält und an die operative Abteilung zurückgegeben wird. Für einen Materialkoordinator und Operativen Einkäufer ist das noch nicht alles. Die verbleibenden Materialien müssen weggeräumt und sortiert werden, ein Teil kann ins Lager gehen, ein Teil muss zurückgebracht werden. Der operative Einkaufsbeauftragte kontrolliert, dass keine Lieferungen oder Inspektionen ausstehen und dass alle Rechnungen bezahlt und beglichen sind. Erst wenn diese Tätigkeiten abgeschlossen sind, endet das Projekt der Beschaffungsabteilung und das nächste Projekt beginnt.

„Das Tolle an der Arbeit in Projekten und insbesondere bei Turnarounds ist, dass man einen langen Vorbereitungsprozess hat, aber wenn das Projekt dann stattfindet, muss man wirklich dabei sein und alles muss stimmen. Nur dann kann man gemeinsam nach Gold suchen“, sagt Richard. „Es ist manchmal hektisch, aber wenn alles so läuft, wie man es sich vorgenommen hat, gibt das einen richtigen Kick“, fasst Petra zusammen.

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