Het klinkt simpel, rekening houden met onverwachte gebeurtenissen die een project kunnen beïnvloeden op welke manier dan ook. Het doel is uiteraard om de impact van deze risico’s tot een minimum te beperken. Toch worden sommige risico’s door projectmanagers onderschat of zelfs verwaarloosd.

Door de onvoorspelbare aard van risico’s, kunnen de vooraf verwachte risico’s zich immers helemaal niet voordoen. Soms komt de project manager ermee weg en wordt er effectief tijd en geld uitgespaard, echter als een bepaald risico zich toch voordoet, zal de impact op de voortgang en het budget des te groter zijn. Als gekeken wordt naar grote projecten, welke vele malen over budget gegaan zijn en veel te laat zijn opgeleverd, zie je bijna altijd dat bepaalde risico’s niet of niet goed zijn ingeschat en het project compleet hebben doen ontsporen.

Vanuit Perfact kunnen wij projectteams helpen bij het begeleiden en opstellen van een risico beoordelingsmatrix. Ook ondersteunen we projectteams bij het identificeren, analyseren en uitwerken van maatregelen om risico’s voor een project tot een minimum te beperken. Maar wat is nou echt belangrijk om rekening mee te houden met betrekking tot Project Risico Management?

Beheersen van potentiële risico’s

Risico’s die een project kunnen beïnvloeden op welke manier dan ook, zowel positief als negatief. Elke onverwachte gebeurtenis die personen, middelen of andere processen binnen het project kunnen beïnvloeden, is een risico. In tegenstelling tot een regulier probleem dat gedurende het project gebeurt, zijn risico’s gebeurtenissen, welke plots en meestal totaal onverwachts opduiken. Project risico management is het proces dat een projectmanager gebruikt om potentiële risico’s te beheersen.

“Het is voor projectmanagers vaak lastig in te schatten aan welke risico’s hun projecten blootgesteld wordt, wanneer ze plaats vinden en waarom. Juist door deze hoge mate van onzekerheid, heeft project risico management een grondige aanpak nodig”, geeft Thomas Moers aan, Projectleider bij Perfact.

Identificatie en analyse

Project Risico Management bestaat uit het identificeren, analyseren en anticiperen op risico’s welke mogelijk tijdens de volledige cyclus van een project kunnen ontstaan. De focus ligt hierbij niet enkel op de uitvoeringsfase, maar ook op alle andere fases van het project. Als een team bijvoorbeeld maar één medewerker heeft in een bepaalde rol, wat is dan de impact op het project, als deze medewerker onverwacht wegvalt?

Hoe kunnen risico’s het beste geïdentificeerd en geanalyseerd worden?
Het projectteam kan via specifieke sessies elke fase van het project tegen het licht houden en nagaan, welke risico’s mogelijk kunnen opduiken, wat het effect en de impact op het project kan zijn en welke maatregelen genomen moeten worden om het risico te voorkomen of de impact ervan te beperken.

Natuurlijk moeten risico’s wel proportioneel bekeken worden. Een scenario, zoals het neerstorten van een meteoriet zal ongetwijfeld funest zijn voor het project, echter de kans daarop is enorm klein.

“Het gebruiken van een risico boordelingsmatrix kan een goed hulpmiddel zijn om risico’s beter te kaderen. Een dergelijke matrix kijkt niet alleen naar de impact op diverse facetten van het project, maar ook naar de waarschijnlijkheid dat een bepaalde gebeurtenis zich zal voordoen. Op basis van de score uit de matrix kan het projectteam objectief besluiten dat bepaalde risico’s verwaarloosbaar zijn en andere juist aandacht verdienen,” gaat Thomas verder.

Risico boordelingsmatrix

De impact

“Zodra de risico’s geïdentificeerd zijn kun je binnen het project hierop anticiperen. Echter heeft dit bijna altijd een directe impact op het budget en het verloop van het project. In de meeste gevallen zullen extra maatregelen genomen dienen te worden om de risico’s te voorkomen of de impact ervan te beperken als ze zich voordoen. Deze maatregelen kosten vaak geld en kunnen het project ook vertragen. Maar met een gedegen analyse kun je dit tot een minimum beperken”, eindigt Thomas.

Heb je nog altijd geen idee hoe je dit aanpakt, neem dan vrijblijvend contact op zodat we kunnen nagaan of we iets voor elkaar kunnen betekenen.