Scope management, of liever het gebrek eraan, is één van de belangrijkste redenen waarom projecten niet verlopen zoals vooraf gepland. Het correct definiëren wat wel en wat niet tot een project behoort, is absoluut noodzakelijk voor het goed managen van een project. Het zorgt ervoor dat er geen onduidelijkheden zijn, een project volgens planning en budget verloopt en de kwaliteit van een project gewaarborgd is.

Echter, scope creep, zeg maar het binnen sluipen van extra scope, komt vaker voor in projecten dan projectleiders lief is. Deze ongecontroleerde scope groei zorgt voor onvoorziene verstoringen in de voorbereiding en uitvoering van het project. Als projectleider is het van enorm belang om scope groei onder controle te houden en vooral boven de radar.

Kritische succesfactor

Project scope management is de tweede van de tien belangrijkste kennisgebieden in de PMBOK (Project Management Book of Knowledge). Het wordt beschouwd als een kritische succesfactor voor projectmanagers en hun projecten. Het omvat de processen, die ervoor zorgen dat uitsluitend het vereist werk in de scope van het project wordt opgenomen.

“Voor Perfact begint Scope Management met het vastleggen van de criteria of werkzaamheden die tot een project behoren en welke belanghebbenden deze criteria dienen goed te keuren”, aldus Pascal van Bun, Projectleider bij Perfact. “Vervolgens verzamelen we de aanvragen voor het project en voorzien deze van gedetailleerde informatie om een goede afweging te kunnen maken en na te kunnen gaan of een aanvraag wel of niet voldoet aan de vooropgestelde criteria voor het project”, gaat Pascal verder.

Elke aanvraag wordt individueel getoetst en indien noodzakelijk wordt extra informatie opgevraagd, zoals een onderbouwde raming of technische informatie. “Om de aanvragen zo objectief mogelijk te beoordelen gebruiken we de zeer nuttige risicobeoordelingsmatrix als tool. Vervolgens helpt het gatekeeping proces, waar de vooropgestelde criteria doorlopen worden, bij het samenstellen van een zo helder en eenduidig mogelijke project scope”, geeft Pascal aan.

Wijzigen van de scope

Wanneer het gatekeeping proces doorlopen is, wordt de scope in het volgende stadium bevroren. Het team kan vervolgens aan de slag kan met het tot in detail voorbereiden van de project scope en deze klaar te maken voor de uitvoering.

“Toch kan het zo zijn, in de dynamische wereld waarin we leven, dat wijzigingen aan de scope noodzakelijk zijn. Het liefst beperk je deze tot een minimum om het voorbereidingsproces van het project niet te veel te verstoren, maar soms ontkom je er niet aan. Desalniettemin dient elke wijziging in de scope goed te worden onderbouwd volgens een vooraf vastgelegde wijzigingsprocedure”, zegt Pascal.

Binnen Perfact hebben we geruime ervaring in het doorlopen van deze ‘scope management stappen’ en zorgen we er voor dat de project scope optimaal beheerd wordt met een minimum aan verstoringen tijdens de voorbereiding én uitvoering van een project.

“Perfact is wellicht niet uniek in het managen van de project scope, maar als all-round adviesbureau brengen we wel extra deskundigheid en ervaring mee door de experts en specialisten die bij ons werkzaam zijn. Daarnaast beperken we ons niet alleen tot de project scope maar geven we ook advies over de inhoud van het project, kunnen we coaching inzetten om het projectteam goed te laten samenwerken en challengen waar nodig; zijn de doelstellingen juist, is de actuele situatie voldoende bekeken, zijn er alternatieven? Zo zijn we altijd op zoek naar de vraag achter de vraag en zorgen we er voor dat projecten met een hoge kwaliteit worden afgeleverd is en succesvol verlopen”, aldus Coppe Sturmans, Algemeen Directeur Perfact.